Wat is Vervangingen.nl

Vervangingen.nl is een online applicatie, waarmee de coördinator snel en efficiënt de beste vervanger voor uw afwezige leerkracht kan inplannen.

Vervangers kunnen zelf hun profiel bijhouden, online of via de speciale VervangersApp voor smartphones. Communicatie over vervangingen gaat geheel automatisch via VervangersApp, e-mail of SMS. Reiskosten worden automatisch gekoppeld en bijgewerkt. Vervangings-, verlof- en verzuimmutaties worden optimaal afgestemd op de gangbare administratiepakketten. Als partner van Afas beschikken wij voor Afas Profit over een automatische koppeling.

Matchen

Met Vervangingen.nl weet u zeker dat u de juiste vervanger voor de juiste klas krijgt. Wij noemen dat ‘matchen’. De coördinator plant met behulp van onze webapplicatie de juiste vervanger in conform uw wensen. Door deze match is het zelfs mogelijk om dezelfde invalkracht voor dezelfde klas te krijgen. Goed voor de kinderen, vervangers en het onderwijs! De aangewezen coördinator gaat de aanvraag en het vervangersaanbod matchen op basis van gemaakte beleidskeuzes.

Selectie vervanger geschiedt op onderstaande criteria:

• Maximale inzet poolers /boventalligheid
• Kwaliteit vervanger
• Continuïteit
• Beschikbaarheid
• Groepen/functies
• Bevoegdheden speciaal onderwijs
• Verplichtingen: 12/36 maanden
• Documenten:
– Geldigheid VOG
– Diploma’s
– Geldigheid identiteitsbewijs
• Aantal contracten (Ketenregeling/WWZ)
• Reisafstand
• Gym-akte
• Kostprijs vervanger

Hiervoor heeft de coördinator verschillende tools, zoals uitgebreide filteropties, een planbord, controleschermen en ingebouwde communicatiemogelijkheden (mail, sms, VervangersApp voor smartphones) tot zijn beschikking. Door deze procedure wordt automatisch de meest geschikte kandidaat aan het vervangingsverzoek gekoppeld.

Evaluatie

Voor een goed vervangingenbeleid is het van belang een goed evaluatiesysteem te hebben. Tenslotte: meten is weten, ook in het basisonderwijs. Vervangingen.nl bevat een uitgebreide evaluatiemodule. Zowel vanuit de vraag (uw school) als vanuit het aanbod (de vervanger) kan de evaluatie plaatsvinden. Een volledig door het bestuur samen te stellen digitaal evaluatieformulier wordt automatisch naar de directeur of vervanger verstuurd. De resultaten worden automatisch vastgelegd in ons systeem en zijn voor de coördinator met een druk op de knop beschikbaar.

Bewaking van documenten en verplichtingen

Vervangingen.nl zorgt voor bewaking van verplichtingen en documenten. Door deze bewaking voorkomt u inzet van vervangers, die niet voldoen aan de wettelijke eisen. Tevens voorkomt u ongewenste opbouw van verplichtingen aan vervangers. De bewaking bestaat uit diverse onderdelen:
• Opgebouwde verplichtingen in verband met  12- en 36-maandenregelingen
• Ketenregeling
• Geldigheid VOG
• Geldigheid identiteitsbewijs
• Diploma’s

Wet werk en Zekerheid & Ketenregeling

De ketenregeling uit Wet werk en Zekerheid beperkt het aantal contracten dat u binnen een periode uit mag geven, voordat u verplicht bent om een medewerker een vast contract aan te bieden. Tijdens het inplannen controleert het systeem het aantal reeds afgesloten contracten en voorkomt zo dat u de limiet overschrijdt. Tevens is het mogelijk om voor de medewerker een “break” van 6 maanden in te plannen, zodat de telling van deze medewerker weer opnieuw begint.

Samenwerkingsverband

Wij vinden het belangrijk dat we van elkaar leren en elkaar aanvullen. Gebruikmakend van elkaars expertise, niet telkens het wiel opnieuw uitvinden. Onze software is daarom volledig ingericht op samenwerken.

Welke voordelen dat biedt?
• Vervangers, boventalligen en poolers worden optimaal ingezet.
• Coördinatoren worden binnen aangesloten besturen uitgewisseld in geval van afwezigheid of weekenddiensten
• Door samenwerking zijn minder coördinatie-uren nodig.
• Specifieke taken kunnen door coördinatoren voor meerdere besturen uitgevoerd worden.
• Door het uitwisselen van vervangers tussen besturen kunnen vervangers ingezet worden zonder dat verplichtingen opgebouwd worden.

Selfservice Vervangers

Via de module Selfservice kunnen vervangers alle gegevens en documenten zelf online beheren. Denk hierbij aan het beheren van contactgegevens, reisafstand, documenten, functies, denominaties, soorten onderwijs, online CV, gekoppelde besturen en beschikbaarheid. Tevens melden we vervangers periodiek als een van deze onderdelen niet aanwezig of verlopen is. Met name het up-to-date houden van de beschikbaarheid en de documenten die periodiek verlopen, is erg belangrijk. Door dit alles online te regelen bespaar je veel tijd, omdat de communicatie via mail en telefoon komt te vervallen.

Reiskostenadministratie

Het reiskostenoverzicht wordt iedere maand verstuurd naar alle vervangers en het administratiekantoor. Afstanden kunnen handmatig worden geselecteerd of worden automatisch berekend. Declaratieformulieren komen hiermee te vervallen. De vervanger krijgt automatisch per mail een overzicht van alle gewerkte dagen, inclusief de bijbehorende kilometers waarvoor de reiskostenvergoeding geldt. Per vervanger ontvangt de salarisadministratie automatisch een totaaloverzicht van het aantal kilometers en de reiskostenvergoeding. Voor een schoolbestuur met circa 30 scholen vraagt de totale procedure maximaal 30 minuten per maand.

Verlof- en verzuimregistratie

Het verlof/verzuim wordt tijdens het indienen van een vervangingsverzoek vastgelegd in uw registratiesysteem. Op deze manier worden alle ziekmeldingen automatisch doorgegeven aan de verantwoordelijke medewerkers.

Salarisadministratie

Vervangingen.nl is voor veel salarispakketten en administratiekantoren de basis voor de verwerking van verzuim-, verlof- en salarismutaties. Vanuit ons pakket worden overzichten gegenereerd en afgestemd op alle gangbare salarispakketten. Dit levert een grote tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering op. Met diverse administratiekantoren zijn afspraken gemaakt over de verwerking van alle mutaties. Behalve een zeer grote tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering leidt dit tot snellere, foutloze uitbetaling van uw vervangers.

Directe koppeling met Afas Profit

Via Vervangingen.nl worden vervangingsmutaties verzonden naar de salarisadministratie. Als partner van Afas hebben we een koppeling ontwikkeld tussen Vervangingen.nl en AFAS Profit. Hiermee is het mogelijk voor een bestuur met circa 10.000 leerlingen om in een halve dag per week de vervangingsmutaties te verwerken. Buiten de besparing op uren, brengen we het aantal fouten in de salarisverwerking terug tot bijna nul.

Koppeling met externe partijen

Wij streven voortdurend naar verbetering van kwaliteit en efficiency. Door onze software te koppelen aan externe partijen, bespaart u veel tijd en kosten.

Denk aan externe partijen zoals:
• Salarisadministratiepakketten
• Arbodiensten
• Administratiekantoren
• Vervangingsfonds
• Organisatie specifieke oplossingen

VervangersApp

Vervangingen.nl is er voor uw gemak en het gemak voor de vervanger. Het is onze missie om het vervangingenbeleid zo soepel en eenvoudig mogelijk uit te voeren. Daarom hebben wij de ‘Vervangersapp’ ontwikkeld voor de smartphone. Vervangers kunnen hiermee sneller reageren op een aangevraagde vervanging. Tevens kunnen ze hun beschikbare data wijzigen en een overzicht krijgen van de lopende verzoeken met alle bijbehorende informatie over de vervanging.

Managementinformatie

Via de rapportagetool in Vervangingen.nl zijn diverse standaardoverzichten beschikbaar. Voorbeelden hiervan zijn overzichten met betrekking tot inzet vervangers en vervangingscodes. Daarnaast kunt u ook uw eigen overzichten samenstellen en genereren. Op basis van deze informatie kunt u uw keuzes onderbouwen en omzetten naar beleid.

Min/Max Contracten

Een van de mogelijkheden om de nadelen van de ketenregeling te beperken is het afsluiten van min/max contracten. U sluit als werkgever een arbeidscontract waarbij u een aantal minimale werkuren garandeert. Daarnaast zijn er flexibele maximale werkuren waarbij u de werknemer kunt oproepen. Bij het inplannen van medewerkers met een dergelijk contract heeft u een overzicht van de reeds gewerkte uren en de te werken uren. Op deze manier stuurt de coördinator bij ieder verzoek bij op de plus- of min-uren van de vervangers. Leegloop wordt op deze manier voorkomen dan wel maximaal teruggedrongen. Tevens zijn er diverse overzichten beschikbaar ten behoeve van management rapportage en uitbetalen van uren die het minimum aantal uren van het contract overschrijden.

Servicedesk, voor vragen en ondersteuning

Scholen die gebruikmaken van Vervangingen.nl, kunnen bij ons terecht met alle technische vragen over de software. Om vragen van gebruikers zo goed en snel mogelijk te verwerken, hebben we de volgende mogelijkheden:

• FAQ
Via de FAQ-pagina worden veel gestelde vragen beantwoord. Gebruikers krijgen zo direct antwoord op een groot deel van hun vragen.

• Ticketsysteem
We maken gebruik van een ticketsysteem waar gebruikers via de website of mail vragen kunnen stellen. Per categorie zijn medewerkers toegewezen, zodat vragen direct bij de juiste persoon terechtkomen en een snelle beantwoording mogelijk wordt.

• Telefonische Helpdesk
Tot slot beschikken we over een telefonische helpdesk, waar we met deskundige medewerkers resterende vragen direct kunnen beantwoorden.

↓