Software: Vervangingen.nl
Wat is Vervangingen.nl
Dagelijks krijgt u als schoolbestuur te maken met een zieke leerkracht dan is het fijn wanneer u snel een invalkracht kan regelen. Wij hebben een online applicatie ontwikkeld: Vervangingen.nl. Met deze applicatie kunt u eenvoudig op zoek naar beschikbare invalkrachten en wordt het gehele proces van A tot Z (van planning tot salarisverwerking) geregeld. Voor een individueel bestuur of samenwerkingsverband, voor ieder bestuur kunnen de eigen beleidskeuzes worden ingericht.
Via onderstaande tabbladen vindt u detailinformatie over de belangrijkste onderdelen van onze software.
- Matchen
- Evaluatie
- WWZ
- Reiskostenadminstratie
- Samenwerkingsverband
- Selfservice Vervangers
- Reiskostenadministratie
- Verlof-en verzuimregistratie
- Directe koppeling met Afas Profit
- VervangersApp
- ScholenApp
- Salarisadministratie
- Bewaking
- Managementinformatie
- Min Max Contracten
De coordinator plant met behulp van onze webapplicatie de juiste vervanger in conform uw wensen. Door deze match is het zelfs mogelijk om dezelfde invalkracht voor dezelfde klas te krijgen. Dit is voor de kinderen, vervangers en het onderwijs! De aangewezen coördinator gaat de aanvraag en het vervangersaanbod matchen op basis van gemaakte beleidskeuzes.
Een evaluatiesysteem is onderdeel van een goed vervangingsbeleid. Tenslotte: meten is weten, ook in het basisonderwijs. Vervangingen.nl bevat een uitgebreide evaluatiemodule, voor zowel vanuit de vraag (uw school) als vanuit het aanbod (de vervanger) kan de evaluatie plaatsvinden. Een volledig door het bestuur samen te stellen digitaal evaluatieformulier wordt automatisch naar de directeur en/of vervanger verstuurd. De resultaten worden automatisch vastgelegd in ons systeem en zijn voor de coördinator met een druk op de knop beschikbaar.
De ketenregeling uit Wet werk en Zekerheid beperkt het aantal contracten dat u binnen een periode uit mag geven, voordat u verplicht bent om een medewerker een vast contract aan te bieden. Tijdens het inplannen controleert het systeem het aantal reeds afgesloten contracten en voorkomt op deze manier dat u de limiet overschrijdt. Tevens is het mogelijk om voor de medewerker een “break” van 6 maanden in te plannen, zodat de telling van deze medewerker weer opnieuw begint.
Het reiskostenoverzicht wordt iedere maand verstuurd naar alle vervangers en het administratiekantoor. De afstanden kunnen handmatig worden geselecteerd of worden automatisch berekend. De declaratieformulieren komen hiermee te vervallen. De vervanger krijgt automatisch per mail een overzicht van alle gewerkte dagen, inclusief de bijbehorende kilometers waarvoor de reiskostenvergoeding geldt. Per vervanger ontvangt de salarisadministratie automatisch een totaaloverzicht van het aantal kilometers en de reiskostenvergoeding. Voor een schoolbestuur met circa 30 scholen vraagt de totale procedure maximaal 30 minuten per maand.
Wij vinden het belangrijk dat we van elkaar leren en elkaar aanvullen. Door gebruik te maken van elkaars expertise en niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden.. Onze software is daarom volledig ingericht op samenwerken. Welke voordelen dat biedt?
- Vervangers, boventalligen en poolers worden optimaal ingezet.
- Coordinatoren worden binnen aangesloten besturen uitgewisseld, in geval van afwezigheid of weekenddiensten
- Door de samenwerking zijn minder coordinatie-uren nodig.
- Specifieke taken kunnen door coordinatoren voor meerdere besturen uitgevoerd worden.
- Door het uitwisselen van vervangers tussen besturen kunnen vervangers ingezet worden zonder dat verplichtingen opgebouwd worden.
Via de module Selfservice kunnen vervangers alle gegevens en documenten zelf online beheren. Denk hierbij aan het beheren van contactgegevens, reisafstand, documenten, functies, denominaties, soorten onderwijs, online CV, gekoppelde besturen en beschikbaarheid. Tevens ontvangen de vervangers periodiek een melding als een van deze onderdelen niet aanwezig of verlopen is.
-
Met name het up-to-date houden van de beschikbaarheid en de documenten die periodiek verlopen, zijn erg belangrijk. Door alles online te regelen bespaart u veel tijd, omdat de communicatie via mail en telefoon komt te vervallen.
Het reiskostenoverzicht wordt iedere maand verstuurd naar alle vervangers en het administratiekantoor. Afstanden kunnen handmatig worden geselecteerd of worden automatisch berekend. Declaratieformulieren komen hiermee te vervallen. De vervanger krijgt automatisch per mail een overzicht van alle gewerkte dagen, inclusief de bijbehorende kilometers waarvoor de reiskostenvergoeding geldt. Per vervanger ontvangt de salarisadministratie automatisch een totaaloverzicht van het aantal kilometers en de reiskostenvergoeding. Voor een schoolbestuur met circa 30 scholen vraagt de totale procedure maximaal 30 minuten per maand.
Het verlof/verzuim wordt tijdens het indienen van een vervangingsverzoek vastgelegd in uw registratiesysteem. Op deze manier worden alle ziekmeldingen automatisch doorgegeven aan de verantwoordelijke medewerkers.
Via Vervangingen.nl worden vervangingsmutaties verzonden naar de salarisadministratie. Als partner van Afas hebben we een koppeling ontwikkeld tussen Vervangingen.nl en AFAS Profit. Hiermee is het mogelijk voor een bestuur met circa 10.000 leerlingen om in een halve dag per week de vervangingsmutaties te verwerken. Buiten de besparing op uren, brengen we het aantal fouten in de salarisverwerking terug tot bijna nul.
Vervangingen.nl is er voor uw gemak en voor het gemak voor van de vervanger. Het is onze missie om het vervangingsbeleid zo soepel en eenvoudig mogelijk uit te voeren. Daarom hebben wij de ‘Vervangersapp’ ontwikkeld voor de smartphone. Vervangers kunnen hiermee sneller reageren op een aangevraagde vervanging. Tevens kunnen ze hun beschikbare data wijzigen en een overzicht krijgen van de lopende verzoeken met alle bijbehorende informatie over de vervanging.
Met de ScholenApp wordt het beheren van uw vervangingen wel heel eenvoudig! Vraag uw vervanger aan, bekijk wie er komt vervangen en neem contact met haar/hem op. Dit alles terwijl u van uw ontbijt geniet.
Vervangingen.nl is voor veel salarispakketten en administratiekantoren de basis voor de verwerking van verzuim-, verlof- en salarismutaties. Vanuit ons pakket worden overzichten gegenereerd en afgestemd op alle gangbare salarispakketten. Dit levert een grote tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering op. Met diverse administratiekantoren zijn afspraken gemaakt over de verwerking van alle mutaties. Behalve een zeer grote tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering leidt dit tot een snellere en foutloze uitbetaling van uw salarissen.
Vervangingen.nl zorgt voor bewaking van verplichtingen en documenten. Door deze bewaking voorkomt u inzet van vervangers, die niet voldoen aan de wettelijke eisen. Tevens voorkomt u ongewenste opbouw van verplichtingen aan vervangers. De bewaking bestaat uit diverse onderdelen:
• Opgebouwde verplichtingen in verband met 12- en 36-maandenregelingen
• Ketenregeling
• Geldigheid VOG
• Geldigheid identiteitsbewijs
• Diploma’s
Via het rapportagetool in Vervangingen.nl zijn diverse standaardoverzichten beschikbaar. Voorbeelden hiervan zijn overzichten met betrekking tot inzet vervangers en vervangingscodes. Daarnaast kunt u ook uw eigen overzichten samenstellen en genereren. Op basis van deze informatie kunt u uw keuzes onderbouwen en omzetten naar beleid.
Een van de mogelijkheden om de nadelen van de ketenregeling te beperken is het afsluiten van min/max contracten. U sluit als werkgever een arbeidscontract waarbij u een aantal minimale werkuren garandeert en daarnaast zijn er flexibele maximale werkuren waarbij u de werknemer kunt oproepen. Bij het inplannen van medewerkers met een dergelijk contract heeft u een overzicht van de reeds gewerkte uren en de te werken uren. Op deze manier stuurt de coordinator bij ieder verzoek bij op de plus- of min-uren van de vervangers. Leegloop wordt op deze manier voorkomen dan wel maximaal teruggedrongen. Tevens zijn er diverse overzichten beschikbaar t.b.v. management rapportage en uitbetalen van uren die het minimum aantal uren van het contract overschrijden.
