Samenwerking Stichting kom Leren met Clooser.nl

Stichting kom Leren is op 1 maart 2016 in zee gegaan met Clooser.nl. Vanaf dat moment werd er keihard gewerkt aan de implementatie van het softwaresysteem, dat de zoektocht naar vervangende leerkrachten op gebruiksvriendelijke wijze controleert, monitort en gemakkelijk maakt.

Stichting kom Leren biedt onderwijs en opvoeding in een palet aan katholieke, openbare en algemeen-bijzondere scholen voor primair onderwijs. Zij gaat ervan uit dat kinderen voortdurend en op verschillende manieren leren. Het onderwijs wordt zo ingericht dat het daarop inspeelt. De scholen bieden een rijke, boeiende, uitdagende en stimulerende leeromgeving. Stichting kom Leren telt 20 scholen in Maastricht, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen en Valkenburg a/d Geul, waar ongeveer 300 personeelsleden onderwijs verzorgen aan 3600 leerlingen. Stichting kom Leren vult het werkgeverschap in vanuit het idee dat de personeelsleden het kapitaal van de organisatie vormen.

Een bestuur van deze omvang vraagt om een vervangingsbeleid vanuit bestuurlijk niveau. De druk in het onderwijs is enorm, met ziekteverzuim als gevolg. Zieke leerkrachten dienen daarom snel en vooral beheersbaar vervangen te worden. Clooser.nl bood hiervoor dé oplossing.

Wet Werk en Zekerheid & Ketenregeling

De ketenregeling uit de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) beperkt het aantal contracten dat binnen een periode uitgegeven mag worden, voordat een schoolbestuur verplicht is om een medewerker een vast contract aan te bieden. “De invoering van de WWZ was de aanleiding om de procedure rondom het vervangingenbeleid te wijzigen”, zegt Personeelsfunctionaris Veronique Gevers van Stichting kom Leren. “Daarvoor was het de verantwoordelijkheid van de schooldirecteur, die zijn eigen ‘clubje’ leraren op schoolniveau geregeld had. Dat ging goed. De Ketenregeling uit de WWZ was het keerpunt in de ‘Vervangersbank’: als je je vergist en daardoor ‘per ongeluk’ een leerkracht in dienst neemt, ben je ongewenst veel geld kwijt. De variaties uit de WWZ moeten automatisch gemonitord worden. De oplossing hiervoor vonden wij in Clooser.nl. Met hun systeem werd de contract-/periodeteller en tegelijkertijd de koppeling met de salarisadministratie van AFAS Profit geoptimaliseerd”.

De oplossing van Clooser.nl laat de gebruiker zien hoeveel contracten er aan een vervanger verstrekt zijn en signaleert direct een limiet overschrijding. Tevens bestaat de mogelijkheid om voor de invalkracht een ‘break’ van 6 maanden in te plannen, zodat de telling van deze medewerker weer opnieuw begint.

Implementatie software Clooser.nl

Veronique is dolblij met de expertise van Clooser.nl. Vanuit bestuursniveau coördineerde en monitorde mijn collega Helene Severens de vervangingen vanuit een zelfgebouwd Excel-systeem. Dat liep goed. Vóór de invoering van de WWZ vond Helene altijd een goede match. Na de wetswijzigingen konden wij dat niet meer ondervangen met Excel. Clooser.nl kon dat wel”.

Helna is coördinator binnen Stichting kom Leren. Voornamelijk om correcties toe te passen op invullingen van directeuren bij ziekteverzuim. Clooser.nl kwam voor haar als geroepen. “Het kostte mij wat inspanning om het systeem eigen te maken, maar het is gelukt. En dat geeft rust. Je kunt ook niet anders. Er zijn ingewikkelde processen gaande binnen een grote organisatie. Het ziekteverzuim is hoog, dus er zijn veel vervangers nodig. Centrale automatisering was echt de oplossing. Om een voorbeeld te noemen dat onmiddellijk effect heeft op de financiële administratie: ziekteverzuim tijdens zwangerschap valt gewoon onder ziekteverzuim. En dat is verzekerd via het vervangingsfonds. Ziekteverzuim ten gevolge van zwangerschap moet gemeld worden bij UWV en loopt dus via een andere route. Wanneer je dat niet goed registreert, kan men geen aanspraak maken op een vergoeding. Het systeem van Clooser.nl zorgt ervoor dat dit zichtbaar is en hoe de vervanging wordt geregeld. Daar komt vervolgens de salarispost uit”.

Na de inwerkperiode kent de vervangingssoftware geen geheimen meer voor Helna. Dit is te danken aan een uitstekende Clooser.nl helpdesk die altijd paraat staat. De belangrijkste rots in de branding is Rob de Witte. “Die is heilig verklaard bij kom Leren”, meldt Veronique vol enthousiasme. “Rob is onbetaalbaar, een echte klantenbinder. Hij lost alle problemen op en stopt er extra uren in als dat nodig is. Zo fijn om een rechtstreekse helpdesk te hebben die niet digitaal verstopt is. Als wij worstelen, heeft hij alle geduld van de wereld. Zelfs wij digibeten begrijpen het. Bovendien is het een hele grappige man, met wie je prettig samenwerkt.” Helna sluit zich daar volmondig bij aan. “Rob de Witte is ongelooflijk, dat kunnen wij niet onder stoelen of banken steken. Clooser.nl mag heel blij mee zijn met zo’n medewerker. Hij is altijd te bereiken en blijft continu in communicatie.”

Ervaringen met de software van Clooser.nl

Clooser.nl heeft naar eigen zeggen de beste totaaloplossing in huis om invulling te geven aan vervangingsbeleid. Toegewijd aan de klant, werkt Clooser.nl uitsluitend aan één systeem, waarin de afwezige leerkracht binnen een handomdraai vervangen is. Zij werken samen met alle leveranciers van diensten aan het onderwijs. Het koppelen van systemen levert voor alle partijen grote voordelen op, zoals kostenbesparingen, payroll gebruik waar nodig, een administratief totaalproces met minimale foutmarge, permanente controle aan de hand van duidelijke rapportages en een flexibel programma met oplossingen voor bewaking, planning en verwerking van de inzet.

Maar wat zijn de ervaringen van Stichting kom Leren als klant, ten aanzien van, controle, gemak, flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid en service vanuit Clooser.nl? En wat zijn de voordelen? Veronique is vanuit haar functie voornamelijk gericht op de leerkrachten, maar wel vanuit een missie die ten dienste is gesteld van de kinderen in de klas. “Die hebben recht op het beste onderwijs”, gaat Veronique verder. Vervangers zoeken is dus een belangrijk onderdeel. Van gelukkige leraren leer je de mooiste dingen.

De kwaliteit van vervangende leerkrachten en de continuïteit ervan in dat proces, is van levensbelang.
Slim plannen is hierbij een vaardigheid om zoveel mogelijk continuïteit te verkrijgen.

Veronique en Helna willen graag hun ervaringen opsommen:

  • Controle en monitoring:

Veronique: “Clooser.nl is continu bezig het product te verbeteren. Welke rapportages heb je bijvoorbeeld nodig? Zo kom je voortdurend tot verbeteringen die in te richten zijn naar de wensen van het bestuur.”
Helna: “Dit kost een stuk minder tijd dan in het begin. Nu heb je het in een oogopslag door; dat werkt prettig. Na de invoering van de WWZ is het belangrijk om goed vooruit te plannen. Een ongewenst vast dienstverband moet voorkomen worden. Clooser.nl helpt hierbij met de monitoring in het systeem. Dat is ingebouwd en het wordt bewaakt.”

  • Gemak en gebruiksvriendelijkheid:

Veronique: “Ik heb van mijzelf een weerstand voor softwaresystemen. Maar het Clooser-systeem is niet ingewikkeld. Daar ben ik ontzettend blij om.” Datzelfde doen de collega’s wanneer de voordelen van Clooser.nl ter sprake komen. Vooral Veronique heeft een waslijst aan voordelen.

Veronique:

 “Voor ons als bestuur, maar ook voor de vervangers, is de implementatie van het softwaresysteem één groot voordeel. Voor leerkrachten die meer willen werken heel aantrekkelijk. Men hoeft zich niet op verschillende plekken te melden, want alles wordt gecoördineerd vanuit één systeem.

  • Cloorer.nl regisseert de min/max-contracten ideaal! Er zijn vervangers zonder vaste uren, wisselend naar behoefte. Het systeem zorgt ervoor dat wij binnen de bandbreedte blijven. Clooser.nl zorgt voor controle en grip: hoeveel hebben vervangers gewerkt? Zit ik goed aan mijn vervangers of heb ik er te weinig? Inzage in het aantal contracten en het aantal uren die we moeten inzetten binnen een bepaalde periode. Als wij vacatureruimte hebben, ondersteunt Clooser.nl ons met de werving middels het uitgebreide netwerk. Fantastisch!
  • Eigen personeel wordt ook beheerd in Clooser.nl. Parttimers lopen mee in het systeem en kunnen als vervanger worden ingezet voor hun eigen collega’s.

Helna:

  • “De uniformiteit in het systeem is geweldig. Voorts kun je makkelijk zaken doorplannen; dat kunnen directeuren ook zelf makkelijk uitvoeren.”

 Waarom zouden andere besturen moeten kiezen voor Clooser.nl?

Zowel Veronique als Helna zijn ervan overtuigd dat andere besturen snel gebruik moeten maken van Clooser.nl. “Ontzorgen is de sleutel”, stelt Veronique duidelijk. “Zo ervaar ik dat”. Op dat terrein is Clooser.nl een master. Directeuren waren steevast in de weer met een lijstje van warme contacten op de zondagavonden. Zij worden nu echt ontzorgd. Eén melding in het systeem en binnen 2 minuten is vervanging geregeld.” Helna gaat een stapje verder. “Het zou zelfs zo kunnen zijn dat uniforme afspraken tussen schoolbesturen gemaakt worden om vervangers over te nemen en/of te detacheren. Juist daarvoor is dit systeem van cruciaal belang. Clooser.nl is gewoonweg top en tegelijk zeer urgent!”

Veronique doet tot slot een laatste duit in het zakje. “Zes schoolbesturen uit Zuid-Limburg zitten op dit moment aan tafel met elkaar, om de mogelijkheid te bespreken gebruik te maken van een uniforme vervangersbank. Centraal vanuit één plek. Goed voor ons én voor de vervangers. Clooser.nl maakt dit mogelijk.”

↓